Praxisbericht

Praxis & Organisation

21.12.21

Offboarding: Time to say goodbye

Sechs Gründe, den Austritt von Mitarbeitenden systematisch zu begleiten

Kommunikation, Personalmanagement, Prozessmanagement

Tina Schwarze

Off-Board – Statistics/Business. Laptop in the office with term on the display. Finance/Economics.

Ehemalige Mitarbeitende sind wichtige Kommunikatoren, die auf das Image und die Arbeitgebermarke eines Unternehmens beziehungsweise einer Zahnarztpraxis positiv oder negativ einwirken. Ein Austritt sollte daher durch die Führungskräfte und Personalabteilung möglichst konstruktiv und systematisch begleitet werden. Denn ein gelungenes Offboarding ist Ausdruck der Wertschätzung und sollte ähnlich viel Aufmerksamkeit genießen wie das Onboarding.

Unter Offboarding ist ein strukturierter Prozess im Personalmanagement zu verstehen, der Mitarbeitende in der Endphase eines Arbeitsverhältnisses beziehungsweise in der Austrittsphase systematisch begleitet und unterstützt. Dieser Prozess wird auch als Exit-Management oder Trennungsmanagement betitelt.

Strategisches Offboarding: Noch viel zu selten
Steht zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses vor allem die fachliche Einarbeitung und soziale Integration der Mitarbeitenden im Fokus, sollten zum Ende hin durch die Führungskräfte, die Personal- und IT-Abteilung alle erforderlichen Maßnahmen für einen angemessenen, respektvollen sowie rechts- und betriebssicheren Austritt koordiniert und umgesetzt werden. Dazu gehören beispielsweise administrative Aspekte, wie die Klärung von Rahmenbedingungen, zum Beispiel letzter Arbeitstag, Urlaubs- und Überstundenansprüche, die Übergabe der Arbeitsmaterialien und -ausstattung oder die Sperrung/Löschung von Benutzerkonten. Zu einem guten Offboarding gehört ebenso die sozio-emotionale Komponente, das heißt auf den Menschen mit seinen persönlichen Bedürfnissen und Wahrnehmungen einzugehen. Im Fall einer Kündigung sollten zum Beispiel im Exit-Gespräch Trennungsmotive und unerfüllte Erwartungen thematisiert werden. Eine aktuelle Kienbaum-Studie zeigt jedoch, dass es in der Praxis zu häufig an konkreten Vorgaben und Kenntnissen über Prozessschritte und Verantwortlichkeiten mangelt: 48 Prozent der befragten Unternehmen haben keine Offboarding-Strategie.

Gründe für eine Offboarding-Strategie
Was spricht nun konkret für die Implementierung einer Strategie? Es gibt sechs Gründe, den Austritt von Mitarbeitenden systematisch zu begleiten

  1. Arbeitgeberimage stärken
    Ehemalige Mitarbeitende wirken durch das Teilen ihrer persönlichen Erfahrungen unmittelbar auf die Arbeitgebermarke ein. Sie sind weiterhin wichtige Markenbotschafter und können in ihrem Umfeld zu Fürsprechenden für die Praxis werden. Die beste Werbung für Arbeitgeber – Empfehlungen von Freunden und Bekannten werden als besonders vertrauenswürdig wahrgenommen.
  2. Rückgewinnungsoption nutzen
    Gute Mitarbeitende lässt man in der Regel nur ungern ziehen. Die Option eines Wiedereinstiegs sollte daher im Zuge des Offboardings klar kommuniziert werden. Durch den Aufbau eines Alumni-Netzwerkes kann zu ehemaligen Kolleginnen und Kollegen Kontakt gehalten werden.
  3. Feedback für Verbesserungen
    Werden Trennungsmotive systematisch erfasst, können Arbeitgeber Verbesserungspotenziale ableiten. Voraussetzung ist eine offene Kommunikation im Exit-Gespräch, um die wahren Gründe analysieren zu können. Denkbar ist ebenso die Erhebung über einen standardisierten, schriftlichen Fragebogen, wenn die Umstände kein persönliches Gespräch zulassen.
  4. Wissenstransfer sichern
    Mitarbeitende sind Wissenstragende. Sie haben im Zuge ihrer Betriebszughörigkeit nicht nur ihr persönliches, fachliches Know-how eingebracht und erweitert, sondern ebenso Prozessabläufe mitgestaltet und gesichert. Idealerweise wirken ausscheidende Mitarbeitende an einer geordneten Übergabe inklusive Dokumentation mit, um den Wissenstransfer an Nachfolgende zu gewährleisten.
  5. Negative Konsequenzen vermeiden
    Bisweilen führen (vor allem unternehmensseitige) Kündigungen zu Konflikten. Bestandteil des Offboardings kann eine professionelle Orientierungsberatung sein, um Mitarbeitende bei einem beruflichen Neubeginn zu unterstützen. Wichtig ist zudem, Spannungen im Team abzuwenden. Teammitglieder sollten über die Kündigungsgründe sachlich informiert werden, um Unsicherheiten und Spekulationen zu vermeiden.
  6. Datenschutz und -sicherheit wahren
    Unternehmen müssen dafür Sorge tragen, dass personenbezogene und sensible Daten zu jedem Zeitpunkt geschützt sind. Bei fristlosen Entlassungen oder unerwarteten Kündigungen ist eine zügige Regulierung der Zugriffsrechte erforderlich. Das Offboarding muss sich immer an die Umstände des Austritts anpassen: Zu differenzieren ist etwa zwischen der Kündigung durch Arbeitnehmende oder der Verabschiedung in den Ruhestand. Die Basis für ein gelungenes Offboarding ist in jedem Fall ein wertschätzender sowie respektvoller Umgang miteinander und das Interesse daran, mit dem Verständnis für eine Entscheidung oder sogar im Guten auseinanderzugehen.

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