Bericht

Chairside & Praxis

30.08.22

Sicher kommunizieren

Digitalisierte Praxis: Datenaustausch mit Kollegen

Kommunikation, Messenger, Praxis

Kathrin Breitmoser

Haben Sie im Praxisalltag schon mal vertrauliche Informationen wie zum Beispiel Befunde von Patienten oder eine fachliche Frage per Messenger oder SMS an Kollegen in Ihrer Mehrbehandler-Praxis oder einer anderen Einrichtung verschickt? Dann sind Sie nicht die oder der Einzige! Immer mehr Ärzte nutzen private Messenger für den fachlichen Austausch, obwohl das datenschutzrechtlich nicht erlaubt ist.

Doch warum greifen so viele Gesundheitsfachkräfte auf beliebte Messenger zurück und wo stehen wir bei der Digitalisierung, wenn es um die Kommunikation in und zwischen Gesundheitseinrichtungen in Deutschland geht? Weil die Messenger nutzerfreundlich und für jeden kostenfrei verfügbar sind. Zwar gibt es mit KIM einen Standard für die Kommunikation im Medizinwesen, aber die Nutzung nimmt ebenso wie die der elektronischen Patientenakte und des E-Rezepts nur langsam zu. Im Februar 2022 wurden laut Gematik gerade einmal zwei Millionen KIM-Nachrichten, darunter 1,3 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) und 200.000 Arztbriefe elektronisch übermittelt. Zum Vergleich: Jährlich werden nach Berechnungen der Bundesärztekammer rund 144 Millionen gedruckte Arztbriefe verschickt. Ein klares Anzeichen dafür, dass noch viel zu wenige Praxisverwaltungssysteme KIM integriert haben und tatsächlich nutzen.

95 Prozent der Kommunikation findet in Papierform statt
Dabei ist es nicht verwunderlich, dass laut dem Healthreport 2021 von McKinsey rund 95 Prozent der Kommunikation zwischen Praxen und Krankenhäusern noch immer in Papierform stattfindet. Diese Form der Kommunikation mit Kollegen oder mit Patienten ist nicht nur unsicher, sie kostet auch viel administrative Zeit. Und das, obwohl die Praxisteams laut Ärztemonitor etwa 7,4 Stunden pro Woche – also fast einen gesamten Arbeitstag – mit Verwaltungsarbeit verbringen. 57 Prozent der Ärzte sagen deshalb, dass sie nicht ausreichend Zeit für die Behandlung von Patienten haben. Bei einem zunehmenden Fachkräftemangel ist das ein Problem, das gelöst werden muss.

Bedarf nach sicheren und nutzerfreundlichen Lösungen
Dabei sehen Ärzte laut einer aktuellen Doctolib-Umfrage vor allem in der Kommunikation untereinander – sowohl im niedergelassenen Bereich als auch in und mit klinischen Einrichtungen ein großes Potenzial. Knapp 70 Prozent der befragten Ärzte möchten künftig digitale Tools zur Kommunikation nutzen. Weniger als 30 Prozent tun das bereits. Der vorherrschende Weg für die Übermittlung von Befunden und Behandlungsdokumenten ist mit 82 Prozent immer noch die physische Übergabe in der Praxis, gefolgt vom Brief in Papierform (80 Prozent). Auch das Fax spielt mit 42 Prozent eine große Rolle.

Zahlreiche Anbieter auf dem Markt
Neben staatlichen Anbietern gibt es bereits etablierte Tools und Software von privatwirtschaftlichen Unternehmen am Markt, die die Zusammenarbeit unterstützen und den administrativen Aufwand senken. Die Lösungen fokussieren sich dabei nicht rein auf die E-Mail-Kommunikation wie aktuell die Gematik, sondern bieten weitere Kommunikationsmöglichkeiten wie Chats oder Videofunktion an. Der kostenfreie Messengerdienst von Doctolib, Doctolib Team, ermöglicht es Ärzten mit ihren Teams sowie bequem mit anderen medizinischen Einrichtungen zu kommunizieren, um sich zum Beispiel über Patientenfälle auszutauschen und Dokumente miteinander zu teilen – DSGVO-konform und nur mit Zustimmung der Patienten.

Das leisten moderne Messenger-Lösungen
Viele Ärzte haben im stressigen Praxisalltag zu wenig Zeit, sich ausgiebig mit den Lösungen am Markt zu beschäftigen. Deshalb findet sich nachfolgend ein Überblick der wichtigsten Eigenschaften und technischen Kernfunktionen, die ein moderner Software-as-a-Service (SaaS) Messenger enthalten sollte.

Sicherheit

  • Ein zentrales Kriterium für die Entscheidung sollte der Sicherheitsaspekt sein. Dabei sollten Ärzte darauf achten, dass die Software DSGVO-konform ist und der höchste Sicherheitsstandard, die sogenannte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verwendet wird. Was bedeutet das? Nur der Sender und der Empfänger können die gesendeten Nachrichten und Dokumente einsehen.
  • Ebenso wichtig ist der physische Ort, an dem die Daten gespeichert werden. Einige Anbieter stehen bei Datenschützern immer wieder in der Kritik, dass die Daten zwar verschlüsselt sind, aber letztendlich auf US-Servern gespeichert werden. Hier können sie anonymisiert ausgewertet oder potenziell mit US-Behörden geteilt werden. Ärzte sollten sichergehen, dass ausschließlich Server genutzt werden, die in Europa stehen.
  • Wichtig ist zudem, dass die Server nach den höchsten Sicherheitsstandards auditiert und zertifiziert sind und auch sonst die höchsten Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Beispiele für international anerkannte Zertifikate sind die HDS („Health Data Storage“) und die ISO/IEC 27001 Zertifizierung der BSI-Gruppe. Auch der deutsche TÜV ist hierzulande eine etablierte Prüforganisation.

Netzwerk aus Gesundheitsfachkräften

  • Um die Vorteile eines Messengers voll auszunutzen, ist es zentral, dass dieser von möglichst vielen Ärzten verwendet wird. Lösungen mit einem Netzwerk aus verifizierten Gesundheitsfachkräften bieten einen klaren Mehrwert.
  • Neben dem Zugriff auf ein bestehendes Netzwerk sollte es auch unkompliziert möglich sein, eigene Kontakte einzuladen. Via E-Mail oder Link, der zum Beispiel per SMS verschickt werden kann, erhalten Kollegen alle Informationen zur kostenfreien Anmeldung und können nach dieser Nachrichten verschlüsselt empfangen und senden.
  • Neben dem Verzeichnis ist auch eine intelligente Suchfunktion nach Namen oder Ort der Praxis oder der Gesundheitseinrichtung sowie die Möglichkeit zur Verwaltung des eigenen Profils ausschlaggebend für die fachliche Vernetzung.

Messenger & Dokumentenaustausch

  • Generell sollten bei der Software Einzel- und Gruppenkonversationen möglich sein. Auch eine Empfangsbestätigung und ein Benachrichtigungsmanagement sind hilfreich, um nicht den Überblick über die eingegangenen Nachrichten zu verlieren.
  • Damit sich Zahnärzte und ZFAs auch außerhalb der regulären Praxiszeiten oder des Büros mit Kollegen austauschen können, ist neben dem Zugang über den PC auch die Verfügbarkeit einer Smartphone-App für iOS und Android nützlich.
  • Zuletzt sollte es unkompliziert und sicher möglich sein, verschiedene Dateiformate wie zum Beispiel PDF und JPG zu senden und zu empfangen. Hierbei empfiehlt es sich, auf die maximale unterstützte Dateigröße zu achten. Gerade Röntgenbilder können bis zu 50 MB groß sein. Auch eine Aufnahme oder Bilderversand direkt über die Smartphone-App kann beim Teilen von gedruckten Dokumenten ein praktischer Helfer sein.

Koordination in der Patienten‧versorgung und Überweisung

  • Der größte Zugewinn eines Messengers ergibt sich daraus, dass sich Gesundheitsfachkräfte zu dedizierten Patientenfällen schnell und sicher austauschen können. Aus diesem Grund sollte es die Software unkompliziert ermöglichen, das beteiligte Behandlungsteam der Patientin oder des Patienten zu einer Unterhaltung einzuladen, um sich effizient über die optimale Versorgung abzustimmen.
  • Eine integrierte Überweisungsfunktion mit Online-Terminvergabe spart zudem nicht nur Zeit, einen Termin beim Facharzt oder der Klinik zu vereinbaren, sondern verbessert auch die Patientenreise, indem die Verantwortung der korrekten Übermittlung von Unterlagen nicht mehr bei den Patienten liegt.

Doctolib Team
Wenn Sie mehr über den kostenfreien und sicheren Messenger von Doctolib mit einem Netzwerk aus mehr als 350 000 Fachexperten erfahren möchten, scannen Sie den QR-Code oder gehen online auf: https://info.doctolib.de/doctolib-team/

Vita
Kathrin Breitmoser arbeitet seit Juni 2022 als Product Marketing Managerin bei Doctolib und ist in ihrer Funktion für die Weiterentwicklung und den Vertrieb des Messengers Doctolib Team zuständig. Zuvor war sie bei Amazon als Brand Specialist in Deutschland und als Product Marketing Managerin in London tätig.

Kontakt
Kathrin Breitmoser
Doctolib GmbH
kathrin.breitmoser@doctolib.com

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