Bericht

Praxis & Organisation

26.02.24

Zeit ist der entscheidende Hebel

Best Practice in der erfolgreichen Praxis

Behandlung, Best Practice, Kalkulation, Praxis, Umsatz

Dipl.-Kfm. Michael Kreuzer

Womit verdient ein Zahnarzt sein Geld? Was für eine dumme Frage, könnte die Reaktion sein, mit Füllungen, Inlays, Implantaten, Endodontie, Zahnersatz, Prophylaxe … ist doch klar! Aber wenn das alles so klar und einfach ist, wieso unterscheidet sich die Ertragslage von Praxen so sehr? Wieso erwirtschaftet eine Praxis manchmal ein Mehrfaches von dem, was eine andere Praxis erwirtschaftet?

Betriebswirtschaftlich betrachtet entsteht Umsatz in einer Zahnarztpraxis über zwei wesentliche Faktoren: Die Anzahl an durchgeführten Behandlungen und dem durchschnittlichen Umsatz pro Behandlung.

Faktor Zeit ist der Hebel
Je mehr Behandlungen durchgeführt werden und je mehr pro Behandlung verdient wird, desto mehr Umsatz erwirtschaftet ein Zahnarzt. Diese Rechnung ist relativ einfach und wird in allen Praxen – mehr oder weniger bewusst – angewendet. Ein wesentlicher Faktor findet hier jedoch keine ausreichende Berücksichtigung: Der Faktor Zeit – und die Zeit bringt den großen Hebel. Während (unter)durchschnittlich erfolgreiche Praxen die Behandlungen durchführen, „die anfallen“, kalkulieren überdurchschnittlich erfolgreiche Praxen genau, für welche Patienten und welche Behandlungen wie viel Zeit investiert wird und lassen sich diese Zeit adäquat vergüten.

Behandlungsanzahl ­steigern
Die Zahl der Behandlungen hängt wiederum von zwei Stellschrauben ab: Einerseits natürlich von der Zahl der pro Tag behandelten Patienten und andererseits der Zahl an Behandlungen pro Patient. Schon bei der Anzahl der behandelten Patienten pro Tag gibt es große Unterschiede. Manche Praxen haben zu wenige Patienten und manche zu viele.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht kann eine Praxis jedoch gar nicht zu viele Patienten haben, denn das ist der Idealzustand. Hat eine Praxis dennoch „gefühlt“ zu viele Patienten, dann bedeutet dies in der Regel, dass nicht alle Patienten behandelt werden können. Bevor sich beim Praxisteam jedoch das Gefühl einstellt, den Patientenandrang nicht bewältigen zu können, sollten die verwendeten Zeitfenster pro Behandlungen beziehungsweise Patienten nochmals überprüft werden. In meiner Beratungstätigkeit stelle ich immer wieder fest, dass bei (unter)durchschnittlichen Praxen großzügige Zeitfenster pro Behandlung eingeplant werden, während bei überdurchschnittlichen Praxen eher knappere Zeitfenster eingeplant werden. Großzügige Zeitfenster entspannen natürlich den Behandlungsalltag, sind aber wirtschaftlich oft verschenkte Zeit. Die richtige Zeitplanung ist wichtig. Im Volksmund heißt es so schön: „Zeit ist Geld“ und das trifft in mehrfacher Hinsicht auch auf eine Zahnarztpraxis zu.

Doch wie lange sollten die Zeitfenster pro Behandlung sein? Hier spielen viele Faktoren eine Rolle:

  • die individuelle Erfahrung und Routine des Behandlers
  • die individuelle Problematik des Patienten
  • der individuelle Qualitätsanspruch von Behandler und Patienten
  • die Preisgestaltung

Den letzten beiden Faktoren gilt besondere Aufmerksamkeit: Gerade der Qualitätsanspruch des Patienten und des Behandlers unterscheiden sich nämlich oft sehr stark. In der Regel haben Behandler einen sehr hohen Qualitätsanspruch (bestmögliche Funktion und bestmögliche Optik) an ihre zahnmedizinische Leistung. In der Umsetzung der Behandlungen wird dem Zahnarzt dann doch bewusst, dass nicht nur Spitzenleistungen geliefert werden können und erreicht dann gerne eine fast ideale Leistung. Dieser Qualitätsanspruch liegt jedoch meistens weit über dem des Patienten, da der Patient – als dentaler Laie – gerade die fachliche Qualität einer zahnmedizinischen Leistung in der Regel nicht beurteilen kann. Wird die volle Funktion und eine gute Optik geboten, ist das in der Regel mehr als ausreichend. Denn tatsächlich beurteilt der Patient noch mehr die Organisation der Praxis, die Freundlichkeit des Personals und die verständliche Erklärung der Behandlung, als die zahnmedizinische Leistung selbst.

Kalkulation Zeit
Ein Gradmesser für diese ganze Kalkulation ist der Zeiteinsatz. Die Vergütung sollte dem Zeiteinsatz angemessen sein. Abhängig von der Kostenstruktur einer Praxis muss zumeist ein Stundensatz von 300 bis 600 Euro verdient werden. Unbezahlte Zeiten kann – und sollte – sich keine Praxis leisten. Bei überdurchschnittlich erfolgreichen Praxen ist der Qualitätsanspruch, der Preis und der Zeiteinsatz deshalb zueinander ausgeglichen. Während der Behandler für sich noch immer einen sehr hohen Qualitätsanspruch haben kann, zeigt er dem Patienten, dass auch er sich einen höheren Qualitätsanspruch leisten sollte.

Patienten selektieren
Mit dieser Konstellation geht es zurück zur Aussage, dass eine Praxis nicht zu viele Patienten haben kann. Während (unter)durchschnittlich erfolgreiche Praxen die Patienten der Reihe nach behandeln – so wie sie in die Praxis kommen –, selektieren und priorisieren überdurchschnittlich erfolgreiche Praxen die Patiententermine ganz bewusst: Genau die Patienten erhalten zuerst einen Termin, die bereit sind, eine entsprechende Leistung zu dem entsprechenden Preis in Anspruch zu nehmen.

Umsatz steigern
Wenn also die Zeitfenster pro Behandlung optimiert worden sind und möglichst viele Patienten behandelt werden, die möglichst viele hochwertige Leistungen beziehen, sollten Praxisinhaber nochmals ihre Preisgestaltung der einzelnen Behandlungen unter die Lupe nehmen.

Stundensatz pro Leistung
Jede Leistung sollte so kalkuliert sein, dass – entsprechend dem Einsatz von Zeit und Ressourcen – nicht nur Umsatz, sondern Gewinn erwirtschaftet wird. Viele Behandler freuen sich beispielsweise über große Zahnersatzbehandlungen. Nicht selten werden hier mehrere Tausend Euro Umsatz erwirtschaftet. Bei genauerer Betrachtung dieses Umsatzes stellt sich jedoch oft Ernüchterung ein:

  • Zieht man vom Umsatz die Fremdlaborkosten ab, so bleibt häufig nur noch der halbe Umsatz.
  • Abzüglich weiterer anteiliger Kosten wie Personalkosten, Raumkosten und gegebenenfalls pauschaler anderer Kosten, schrumpft der Umsatz plötzlich deutlich zusammen.

Wenn der verbleibende Gewinn dann noch durch die Anzahl der in die Behandlung investierten Stunden geteilt wird, verbleibt nicht selten ein Stundensatz, der weit unter dem von Füllungen mit Zuzahlungen liegt. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Leistungen beispielhaft pro Stunde zu berechnen: Welches Honorar beziehungsweise welchen Gewinn erwirtschaftet die Praxis an einer Füllung pro Stunde? Welches Honorar beziehungsweise welchen Gewinn erwirtschaftet sie an einem Zahnersatz pro Stunde? et cetera. Im Idealfall, der jedoch nicht immer gegeben ist, sollten Zuzahlungen und Faktoren so angepasst werden, dass die Leistungen einen ähnlichen Stundensatz erwirtschaften. Alternativ besteht aber auch immer die Möglichkeit, das verwendete Zeitfenster so anzupassen, dass der Stundensatz pro Leistung wieder stimmig ist.

Die richtige Formel
Zusammengefasst wird also aus der einfachen Formel:

  • Umsatz = Anzahl der Behandlungen x Umsatz pro Behandlung

die wirtschaftlich erfolgreichere Formel:

  • Umsatz = Anzahl der richtigen Patienten x Anzahl der richtigen Behandlungen x richtig kalkulierter Umsatz pro Behandlung pro Zeiteinheit

Versteht eine Praxis den Faktor Zeit als wichtige Ressource, wird der wirtschaftliche Erfolg der Praxis automatisch steigen.

Tipp
Kurz und knapp

  • Kalkulieren Sie Ihre Leistungen fair.
  • Beachten Sie bei der Preisgestaltung Ihren durchschnittlichen Zeiteinsatz.
  • Beachten Sie bei der Preisgestaltung Ihren durchschnittlichen Personal- und Materialeinsatz sowie sonstige Kosten.
  • Setzen Sie sich pro Behandlung knappe Zeitfenster, die Sie konsequent einhalten.
  • Übererfüllen Sie den Qualitätsanspruch Ihres Patienten nur geringfügig, erbringen Sie dabei die Leistung gemäß dem Preis.
  • Verzichten Sie auf nicht bezahlten Perfektionismus.

Dipl.-Kfm. (univ.) Michael Kreuzer ist Unternehmensberater für Zahnärzte. 2008 gründete er die heutige „BestPraxis GmbH – Zahnärzteberatung und Ärzteberatung“. Er ist Berater, Coach, Referent, Autor und steht seinen Mandanten mit „Rat & Tat“ zur Seite.

Quelle: BestPraxis

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